Gestão de compras no laboratório: dicas e considerações

A compra de insumos, reagentes ou equipamentos para laboratório é tarefa que demanda grande tempo do pesquisador e gestor do laboratório. Parte desse tempo é dedicado à busca fornecedores, entendimento das especificidades de cada produto e pedidos de cotações para os produtos de laboratórios requeridos.

Assim, o período pré-compra, incluindo a negociação de preços e prazos de entrega e, portanto, a escolha do fornecedor consome boa parte das horas que um pesquisador ou gestor dedica ao seu laboratório.

Porém, o processo não para por aí.

O acompanhamento da entrega, bem como o recebimento de notas fiscais e a prestação de contas ou controle do financeiro ainda demandam grande atenção dos responsáveis pelas compras.

É por isso que laboratórios privados sempre possuem um departamento de compras, mesmo que seus pesquisadores ou técnicos sejam responsáveis por solicitar produtos e equipamentos de laboratório necessários para suas práticas.

Isso existe para laboratórios de pesquisa públicos?

No caso dos laboratórios de pesquisa básica, raramente eles contam com pessoal dedicado para isso. Exceto em algumas instituições que contam com sistemas centralizados como a Fiocruz ou a EMBRAPA, pesquisadores universitários possuem projetos próprios e independentes, sendo responsáveis pelos seus orçamentos.

Se de um lado isso lhes dá liberdade para fazer sua pesquisa, de outro lhe tira grande poder de barganha, o que onera seu orçamento.

Além disso, é notável que responsáveis por compras, sejam em instituições públicas ou privadas, raramente possuem treinamento para fazer a busca por fornecedores de forma mais inteligente ou mesmo para alocar de forma correta ou controlar o fluxo de entrada de materiais para os laboratórios.

A gestão de compras de materiais para laboratórios é um assunto pouco tratado nas instituições de pesquisa ou que possuem laboratórios. Como resultado, temos baixo aproveitamento dos poucos recursos do qual a ciência ou departamentos de pesquisa e desenvolvimento dispõem.

Se você é pesquisador ou gestor em um laboratório que faz pesquisa e desenvolvimento, continue aqui para entender como implementar uma gestão de compras eficiente para o seu grupo para se tornar mais produtivo com menos esforço. Vamos lá?

O que é gestão de compras?

A gestão de compras laboratoriais consiste nos processos para a aquisição de bens e materiais necessários, nas condições e quantidades ideais, para serem utilizados no laboratório.

Assim como todo empreendimento, os laboratórios necessitam de materiais gerais como papelaria e material de limpeza, bem como insumos e reagentes específicos para a realização de testes e experimentos.

Geralmente, a compra de um produto ou equipamento inicia com a solicitação do responsável pelo material, ou seja, que vai utilizar aquilo que será comprado, e passar por um (longo) período de busca de fornecedores e comparação de preços e condições, para que se busque a melhor relação custo-benefício.

Uma boa prática de gestão visa otimizar o processo de compras para encontrar melhores produtos, no momento certo, evitando atrasos. Adicionalmente, a gestão busca planejar as compras para ter certeza de que os materiais estarão no laboratório quando forem precisos, mas também para ajudar a gerar estratégias de gastos, de modo a diminuir falhas e erros que podem atrapalhar o andamento das pesquisas.

Aliás, uma pergunta: você sabe o quanto seu laboratório gasta em consumíveis, equipamentos e pessoal por ano?

Por que centralizar a gestão de compras pode ser inteligente?

Pensando nos laboratórios de análises clínicas, é consenso que todo laboratório deve manter um setor de gestão de compras de materiais para alcançar melhores métricas de produtividade.

Esta equipe é responsável por manter a gestão de estoque, verificando prazo de validade dos materiais, além de sua disponibilidade. Além disso, fica também responsável por ter uma lista de fornecedores com seus preços, documentações necessárias (como autorizações de venda junto à Anvisa ou Polícia Federal), bem como condições de pagamento e entrega.

Tudo isso custa dedicação e tempo, naturalmente.

A gestão de estoque, por sua vez, mantém a quantidade de itens necessária para o bom funcionamento do laboratório, sem ocupar mais espaço que o necessário e gerando, portanto, eficiência.

Olhando para os institutos de pesquisa, muitos mantém almoxarifados que distribuem materiais básicos como luvas, máscaras, álcool, entre outros produtos. A compra centralizada desses produtos permite que a instituição garanta descontos e mantenha um mínimo para os laboratórios.

Porém, é possível ampliar esta ação para universidades como um todo, por exemplo, para aumentar ainda mais o poder de barganha dos compradores. Isso pode possibilitar a negociação direto com fábricas, por exemplo, eliminando intermediários.

Além disso, fornecedores muitas vezes representam marcas diversas e fazer a importação de vários itens ao mesmo tempo diminui custo e tempo para os pesquisadores e gestores de laboratório.

Isso exige uma organização e vontade da instituição, além de expertise em diversas áreas, para poder gerar valor para a comunidade laboratorial.

Quais são os cuidados necessários na compra de materiais em um laboratório?

1. Controle entradas e saídas!

Controle de estoque é algo que muitas vezes acaba “sobrando” para estagiários e alunos de iniciação científica. Mas depois que o trabalho maior é feito, anotando-se prazos de validade, marcas e códigos, o acompanhamento desses itens é essencial para que o laboratório não tenha que pagar mais caro ou ficar à mercê de entregas urgentes.

Além disso, quantas vezes seu laboratório comprou itens repetidos ou deixou reagentes e insumos passarem do prazo de validade? Pense nisso!

2. Avalie os fornecedores

Com o crescimento das compras online e aumento dos preços, muitos laboratórios acabam comprando de fornecedores desconhecidos que vendem em marketplaces não especializados.

Isso acarreta entrega de produtos diferentes dos pedidos, as vezes em más condições e falta de documentos essenciais como notas fiscais. Avaliar a reputação e capacidade de entrega dos fornecedores é essencial para não ocasionar maiores problemas.

3. Acompanhe seu estoque

O giro de estoque — rotatividade — consiste na velocidade e na frequência com a qual o inventário de um estoque é renovado. Em laboratórios menores isso é feito mais na intuição do que em sistemas bem operacionalizados. Ter automações não necessariamente é essencial para qualquer laboratório, mas talvez seja fundamental para seu crescimento.

Quais são as metas de desenvolvimento para o seu grupo? Entender a rotatividade dos itens pode ser também crucial quando os reagentes e insumos utilizados são difíceis de serem encontrados. Assim, quanto maior o controle, menor o risco.

4. Mantenha suas notas fiscais organizadas

Não é raro que durante a preparação de prestação de contas, os gestores percebam que notas fiscais não foram entregues. Não deixe para a última hora e tenha suas notas fiscais todas organizadas. Se possível, informe sempre, na própria nota, o número do projeto de onde o recurso saiu. Isso facilita a sua organização e a avaliação da prestação de contas.

Que tal simplificar esse processo?

Uma das maneiras de simplificar as compras dos insumos laboratoriais é utilizar marketplaces. Mas cuidado para não utilizar plataformas que não possuem nenhum critério de avaliação dos seus fornecedores.

O iBench Market concentra dezenas de fornecedores que comercializam desde insumos básicos a reagentes específicos e equipamentos de alta performance. Gestores podem realizar compras diretamente online e as notas fiscais ficam organizadas no dashboard do usuário. Além disso, em uma única compra, pesquisadores e gestores podem requisitar produtos de diversos fornecedores e pagar em um único boleto.

E como a iBench assegura as compras feitas?

Além da equipe iBench verificar todos os fornecedores cadastrados na plataforma, nós só liberamos o pagamento ao fornecedor depois que o produto é entregue.

Isso significa que você paga pelos materiais anteriormente, mas o fornecedor só recebe após a confirmação da entrega. Assim levamos segurança para ambos os lados!

Visite o iBench Market e cadastre-se agora mesmo. Se precisar de cotações formais ou caso não ache o produto desejado, entre em contato conosco e providenciaremos o que seu laboratório precisar.

A gestão do seu laboratório está ficando complexa e você precisa de suporte? Marque uma conversa conosco! Podemos lhe auxiliar na gestão de compras e estoque do seu laboratório, como já fazemos para clientes na Universidade Federal do Rio de janeiro.

Entenda mais o diferencial que trazemos e como funcionamos aqui.